fbpx

Privacybeleid NJIP BV

Bij NJIP maken we gebruik van jouw persoonlijke gegevens. We realiseren ons dat het vaak gaat om gevoelige informatie die zonder jouw toestemming nooit in andere handen terecht mag komen.  Onze belangrijkste beloftes aan jou:

  • Wij beloven dat we je gegevens niet met anderen verhandelen of aan anderen verkopen of weggeven.
  • Wij beloven dat we de informatie over je gezondheid en je behandelingen apart houden van je naam en adresgegevens.
  • Wij beloven dat we je op jouw eerste verzoek volledige inzage geven in de informatie die we over je vastgelegd hebben.

Hieronder lees je ons volledige privacybeleid. Heb je vragen, neem dan gerust contact op. Wij zijn voor openheid.

GebruiksaanwijzingAVG

  • De onderstaande producten kunnen worden gebruikt om het privacybeleid van NJIP BV te verduidelijken aan medewerkers, externe behandelaars, ketenpartners en klanten. Dit privacybeleid kan ook op de website geplaatst worden.
  • Het privacybeleid is een kader waarin wordt aangegeven aan welke principes NJIP BV zich houdt.
  • Het privacyreglement is een verdieping van het beleid en laat zien hoe NJIP BV met privacy, en met name de wet, omgaat.
  • De producten kunnen gebruikt worden als een toetsingskader voor bestaande producten van NJIP BV, of ter inspiratie voor nieuwe producten. De onderstaande producten hoeven dus niet één op één gekopieerd worden, maar kunnen naar behoefte aangepast worden.

Dit beleidsplan is tot stand gekomen in samenwerking met adviesbureau LeafX bv.

Indien u naar aanleiding van dit document vragen heeft, of advies wilt over AVG of privacy in het algemeen dan kunt u uw vragen stellen via het e-mailadres: info@njip.nl

 

Privacybeleid NJIP BV

Binnen NJIP BV wordt  gewerkt met persoonsgegevens van medewerkers, externe behandelaars, ketenpartners en klanten. Persoonsgegevens worden voornamelijk gebruikt voor het goed begeleiden van NJIP BV’s klanten. De klanten moet erop kunnen vertrouwen dat NJIP BV zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook NJIP BV mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen en globalisering stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. NJIP BV is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Het management speelt een cruciale rol bij het waarborgen van privacy.

NJIP BV geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt en beschermt. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van NJIP BV. Dit privacybeleid van NJIP BV is in lijn met het algemene beleid van NJIP BV en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

Uitgangspunten

NJIP BV gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. NJIP BV houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding

NJIP BV zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie

NJIP BV verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. NJIP BV streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om klanten correct te kunnen begeleiden of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid

NJIP BV gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt NJIP BV voor passende beveiliging van persoonsgegevens.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt NJIP BV afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet en worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst (NJIP BV als opdrachtgever).

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen

NJIP BV honoreert alle rechten van betrokkenen.

Dit privacybeleid is goedgekeurd door het management van NJIP BV op 1 mei 2019. Het beleid wordt ieder jaar geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden gepubliceerd op de website en op het interne AVG-systeem van NJIP BV.

 

 

Privacyreglement NJIP BVavg-medical-record

In dit reglement laat NJIP BV zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

NJIP BV verplicht zich om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het bewaren en beheren van persoonsgegevens. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

  1. Wetgeving en definities

Op 25 mei 2018 is de Wbp vervallen en de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).4

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

  1. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door NJIP BV. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen NJIP BV plaatsvinden.

  1. Verantwoordelijke

NJIP BV is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens NJIP BV worden uitgevoerd.

  1. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

  • Verzamelen, vastleggen en ordenen
  • Bewaren, bijwerken en wijzigen
  • Opvragen, raadplegen, gebruiken
  • Verstrekken door middel van doorzending
  • Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
  • Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
  • Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

  • Om een verplichting na te komen die in de wet staat
  • Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
  • Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
  • Voor de goede vervulling van opdrachten en overeenkomsten
  • Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

NJIP BV beveiligt alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

  1. Transparantie en communicatie

In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt aan derden. 

Verwijdering

NJIP BV bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van taken, opdrachten of overeenkomsten. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

  • Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan NJIP BV te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
  • Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij NJIP BV om dit te corrigeren.
  • Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan NJIP BV te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
  • Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
  • Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. NJIP BV zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. NJIP BV heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal NJIP BV laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren.

  1. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG) Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Inzet van camera’s

NJIP BV maakt  gebruik van cameratoezicht binnen haar locatie(s). Dit cameratoezicht beperkt zich tot toegangscontrole (receptie/wachtkamer) en controle van ruimtes die niet voor klanten toegankelijk zijn. In de behandelruimtes is nadrukkelijk géén cameratoezicht.

Opnames worden maximaal twee weken bewaard en vervolgens vernietigd. De aanwezige opnames zijn slechts in te zien na een geaccordeerd verzoek aan de functionaris gegevensbescherming.

  1. Plichten van NJIP BV

Register van verwerkingen

NJIP BV is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan NJIP BV de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

  • De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
  • De doelen van de verwerking;
  • Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
  • Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
  • De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
  • Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. NJIP BV voert deze uit indien de omstandigheden, werkzaamheden of voorwaarden dit noodzakelijk maken.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG)

NJIP BV heeft een externe FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van NJIP BV. NJIP BV heeft haar eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en richtlijnen op het gebied van privacy.

Contactgegevens FG

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van NJIP BV via:

NJIP BV, E.W.T Meinders, info@njip.nl

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

Een datalek is iedere inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens verloren zijn gegaan, of ongeoorloofd zijn gewijzigd, verstrekt of ingezien. Elk datalek en de genomen maatregelen worden vastgelegd in het interne register datalekken. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden dat negatieve gevolgen oplevert als bijvoorbeeld identiteitsfraude of reputatieschade, meldt NJIP BV dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt NJIP BV dit aan de betrokkenen.

 

Disclaimer: Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.

Kliniek voor Pijnverlichting
Hamsterkoog 11B
1822CD Alkmaar

Telefoon: 072 202 9372 
Mail: info@njip.nl

Logo-wit-351X92